Wir gestalten, Sie gewinnen: Outsourcing von Hotelbetrieb und Kaufmännischen Dienstleistungen

Branche: Hotel

Unternehmen: Kapitalgesellschaft

Umsatz: ca. 1 Mio. EUR p.a.

Mitarbeiter: ca. 15

Standorte: 1

 

Ausgangslage:

Die Besitzer des Hotels vollzogen einen Strategiewechsel. Nachdem die Anlage zunächst in Eigenregie betrieben wurde, erfolgte eine Übergabe der Liegenschaft und des Betriebs an eine Hotelgruppe mit Sitz im fremdsprachlichen Ausland. In diesem Zuge war auch der Umfang der kaufmännischen Verwaltung anzupassen, die in der bisherigen Form von dem neuen Betreiber nicht benötigt wurde.

Unser Beitrag:

Unsere Aufgabe war die Übernahme, Fortführung und qualitative Weiterentwicklung der bislang in Eigenregie erbrachten Kaufmännischen Dienstleistungen. In unserer Rolle als Spezialisten für Kaufmännische Dienstleistungen stellten sich vor allem die folgenden Aufgaben:

  • (Initial-) Dokumentation der laufenden kaufmännischen Prozesse wie Rechnungsbearbeitung, Buchhaltung, Steuerung der Dienstleister
  • Definition der Service- und Qualitätslevel
  • Regelmäßige Erstellung der Planungen und Controllingberichte als externer Dienstleister
  • Überwachung der ordnungsgemäßen Vertragsabwicklung mit dem neuen Betreiber
  • Erstellen der Liquiditätsplanungen

Vorgehensweise:

Zu Beginn des Projekts erfolgten zunächst eine grobe Aufgabenfestlegung und eine Einweisung in den laufenden kaufmännischen Betrieb. In der darauf folgenden Übergabephase wurden die bei einzelnen Mitarbeitern liegenden kaufmännischen Arbeiten dokumentiert. Erkennbare Optimierungsmöglichkeiten wurden bereits an dieser Stelle in Absprache mit dem Auftraggeber umgesetzt. Auf Basis der erstellten Dokumentationen erfolgte daraufhin eine Definition der von uns zu erbringenden Service- und Qualitätslevel sowie eine Einweisung des neuen Personals. Nach einer kurzen Probephase war die Übergabe abgeschlossen und der laufende Betrieb wurde aufgenommen.

Wesentliche Herausforderungen:

  • Bruchfreie Gestaltung der Migrationsphase vom Eigenbetrieb zum Outsourcing
  • Erstellen der erforderlichen Dokumentationen
  • Definition der geforderten Service- und Qualitäts-Levels
  • Interkulturelle Kompetenz

Ergebnisse:

Für unseren Kunden konnten wir die folgenden Ergebnisse erzielen:

  • Schaffung variabler und skalierbarer Kostenstrukturen in der kaufmännischen Verwaltung
  • Dokumentation der Betriebsabläufe und damit Verringerung der Betriebsrisiken
  • Einrichten verbesserter Steuerungskompetenz durch das Einführen eines regelmäßigen Management Reportings
  • Gestaltung der Schnittstelle zum neuen Hotelbetreiber in dessen Landessprache und Kulturverständnis
  • Absolute Budgeteinhaltung in allen Phasen des Mandats

 

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