Retter in der Not: Laufende Buchhaltung bei plötzlichem Verlust von Schlüsselpersonal

Branche: Transport

Unternehmen: Kleine Kapitalgesellschaft (GmbH)

Umsatz: ca. 3 Mio. EUR p.a.

Mitarbeiter: ca. 40

Ausgangslage:

Das traditionsreiche und erfolgreiche Unternehmen verfügte über eine über Jahre gewachsene und von einer einzelnen Mitarbeiterin eingerichteten Buchhaltung nebst einer speziell darauf ausgerichteten Ablauforganisation. Das Wissen über die buchhalterische Behandlung der betriebsgewöhnlichen Geschäftsvorfälle war ausschließlich bei dieser einen Mitarbeiterin vorhanden. Aus privaten Gründen musste die Mitarbeiterin ihr Arbeitsverhältnis mit einer Frist von wenigen Wochen und unter Abbau von Resturlaubsbeständen beenden. Ein kompetenter Ersatz konnte durch das Unternehmen innerhalb einer angemessenen Zeit nicht gefunden werden. Aufgrund der spezifischen Geschäftstätigkeit des Kunden konnte auch der Steuerberater nicht kurzfristig als Ersatz einspringen. Während der Suchphase entstand ein Buchungsrückstand von mehreren Monaten, u.a. wurden fällige Umsatzsteuervoranmeldungen versäumt. 

Unser Beitrag:

• Rolle als Partner für die laufende Buchhaltung
• Rekonstruktion des verlorengegangenen betriebsspezifischen Wissens für die Betriebsabrechnung und Buchhaltung
• Sortieren, kontieren und buchen  der rückständigen Belege
• Übernahme der Startsalden aus vergangenen Buchungsperioden in das Buchhaltungsprogramm des Kunden
• Durchführen der erforderlichen Abstimmungen mit dem Steuerberater des Kunden
• Vorbereiten der Umsatzsteuervoranmeldungen für die vergangenen Perioden
• Bereitstellen der steuerungsrelevanten betriebswirtschaftlichen Auswertungen für die Geschäftsführung
• Unterstützung bei der Analyse des Zahlenmaterials
• Erstellen eines Betriebshandbuchs für die Buchhaltung des Kunden
• Einrichten einer tragfähigen Vertretungsregelung, um das Unternehmen des Kunden unabhängiger von einzelnen Mitarbeitern zu machen

Wesentliche Herausforderungen

• Buchungsrückstand
• Fehlen von Buchungsanweisungen
• Aufgelaufene Mahnungen des Finanzamts
• Fehlen von Startsalden im Buchhaltungsprogramm
• Kein Wissensträger zum Thema Buchhaltung im Unternehmen mehr vorhanden

Ergebnisse

Für unseren Kunden konnten wir die folgenden Ergebnisse erreichen:

• Herbeiführen von Fristverlängerungen beim Finanzamt
• Kurzfristige Rekonstruktion des betriebsspezifischen Abrechnungs- und Buchhaltungswissens
• Abbau des Buchungsrückstands
• Einrichten des Buchhaltungsprogramms in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
• Dokumentation der Buchhaltungsprozesses des Kunden in einem Betriebshandbuch
• Einrichten einer Vertretungsregelung für die Buchhaltung